Con el objetivo de mejorar la calidad de los servicios prestados a través de la automatización, la Dirección Nacional de Bomberos decidió disponibilizar de forma 100% web varios trámites utilizando la plataforma INTEGRADOC Este proyecto, patrocinado por el Banco Interamericano de Desarrollo, utiliza todo el potencial de nuestra solución desde 2010.

Los resultados son tangibles. Los tiempos de los procesos y trámites son cada vez menores. El intercambio de documentos e información con el ciudadano es más ágil y dinámico. Además, es más cómodo dado que se incorporan pagos electrónicos. Estas mejoras le permiten a Bomberos ser más exigente en las normativas y controles para la prevención de incendios.

Estos son algunos de los trámites de Bomberos soportados sobre tecnología INTEGRADOC

• Certificación de las medidas de protección contra incendios
• Registro de Técnicos
• Registro de usuario para Homologaciones
• Pago en Línea
• Solicitud de Corte de OSE
• Solicitud de Copia de Planos
• Solicitud. de Copia de Antecedentes
• Solicitud de Partes de Intervención
• Consulta de locales habilitados

Generan alrededor de 15.000 puestos de trabajo de calidad, representan el 11% de las exportaciones de Uruguay y aportan un 4,32% al PIB nacional. El Área de Zonas Francas (Dirección General de Comercio, MEF) apuesta a una mayor eficiencia en su gestión, con ahorros en tiempos y costos, y disminución de su impacto ambiental. De esta forma, impulsa el desarrollo de las zonas francas, brindando un mejor servicio a los operadores.

Más de 1.500 empresas se desempeñan bajo este régimen, de las cuales el 54% realizan actividades relacionadas con el comercio y la logística, seguidas por las que se desarrollan en el sector de los servicios, ya sea financieros o informáticos, entre otros, según datos de Uruguay XXI en base al 4to censo de zonas francas realizado por el Instituto Nacional de Estadística (INE).

Para estas empresas, la DGC implementó varios procesos de forma electrónica que faciliten su gestión. Estos son algunos de los procesos comprendidos en el proyecto de Gestión de Contratos de Zonas Francas ejecutado con tecnología INTEGRADOC.

•Autorización para explotar una zona franca
•Autorización y modificación de contrato
•Presentación de declaración jurada
•Pago de canon

Bajo la iniciativa presidencial de contar con "Trámites 100% Electrónicos" (Trámites100), el Ministerio de Turismo apuesta a la tecnología de INTEGRADOC. Para incrementar la participación ciudadana y mejorar los canales de comunicación con la sociedad, en su portal se encuentran disponibles trámites 100% en línea. Algunos de los trámites implementados sobre INTEGRADOC.

- Trámites Registrales - Operadores Turísticos
- Denuncia o Queja de Servicios Turísticos.
- Declaratoria de Interés Turístico con Cobertura de Prensa
- Declaratoria de Interés Turístico
- Declaratoria de Interés Turístico Nacional
- Adecuación del Monto de Garantía para Inmobiliarios
- Solicitud Folletería
- Solicitud de apoyo económico

Los ciudadanos pueden realizar todo el trámite a través de la web: desde la solicitud hasta la aprobación final, monitoreando en cada momento el estatus del documento. Herramienta fundamental hacia una gestión más eficiente y fluida con los operadores de servicios turísticos. Una estrategia que permite al ministerio asegurar la calidad y el fortalecer el control de los servicios turísticos del país.

En una apuesta hacia la mejora continua de sus procesos, la Dirección Registral y de Marina Mercante de la Armada Nacional confío en INTEGRADOC la gestión de sus trámites internos y de aquellos que involucran ciudadanos.

El proyecto abarca el software de gestión de procesos documentales y los servicios de consultoría. El objetivo: modelar e implantar los trámites y gestionar, simultáneamente, el cambio organizacional que se produce en la institución.

Los principales objetivos del proyecto son:
• Pasar del registro en papel al electrónico.
• Reducir la cantidad de veces que los ciudadanos usuarios de la DIRME deben presentarse en las oficinas.

La solución de INTEGRADOC atiende, además, objetivos secundarios de largo plazo:
• Deja en manos de la ARMADA NACIONAL una solución tecnológica que permita manejar los trámites definidos en la primera etapa así como otros que se incorporen en el futuro, de complejidad similar.
• Incorpora en los trámites la posibilidad de pago a través de otras modalidades

Darnel Group es una empresa multinacional, líder en la industria plástica en más de 25 países del mundo. Su principal actividad es la fabricación de envases para alimentos frescos y su desafío es encontrar las formas más efectivas de empacar, preservar, proteger y presentar todo tipo de productos. A través de la innovación tecnológica permanente, es líder en el desarrollo de envases que revolucionaron la forma de empacar los alimentos

La empresa tuvo desde siempre un compromiso muy marcado con la conservación de la salud, seguridad, higiene y el medio ambiente (HEALTH, SAFETY, HYGIENE and ENVIRONMENT - HSHE). Para lograrlo, cuentan con procesos que involucran formularios impresos y que, antes de implementar la solución, generaban un volumen de papel muy grande.

En este contexto, Darnel Group cuenta con prácticas estrictas para asegurar el cumplimiento de las normas de conservación del medio ambiente (como por ejemplo no desechar o no utilizar cantidades de papeles excesivas), la salud, la seguridad y la higiene, asegurando el perfecto funcionamiento de la empresa.

Para cumplir con esta política, era necesario imprimir y procesar manualmente miles de formularios al mes. En uno de los procesos, cada uno de los operarios llenaba formularios en papel a diario, que también se procesaban de forma manual. Se trataba de un mecanismo caro y poco eficiente. Además, el soporte en papel no permitía recopilar la documentación para generar un acervo de conocimiento de la empresa. De esta forma, era muy difícil analizar la gestión y tomar decisiones ágilmente (por ejemplo: ¿cuántos incidentes se registraron? ¿Cuántos de tal gravedad? ¿Cuántos por turno?, etc.)

La empresa tuvo desde siempre un compromiso muy marcado con la conservación de la salud, seguridad, higiene y el medio ambiente (HEALTH, SAFETY, HYGIENE and ENVIRONMENT - HSHE). Para lograrlo, cuentan con procesos que involucran formularios impresos y que, antes de implementar la solución, generaban un volumen de papel muy grande.

Junto a un equipo multidisciplinario de Darnel Group se modelaron los principales formularios y procesos asociados a HSHE. De esta forma, fue posible sustituir los formularios en papel de HSHE (registro de incidentes, acciones correctivas, etc.). La solución además provee indicadores estadísticos que permiten analizar y mejorar continuamente estos procesos, meta fundamental para el cliente.

Parte del ingreso de la información se realiza mediante la instalación de “Kioskos” en la propia planta, donde los operarios ingresan de forma electrónica los formularios que antes llenaban en papel. Una vez ingresados los formularios electrónicos en INTEGRADOC, y si su contenido requiere revisión, son enviados por el sistema a la siguiente persona en el proceso, quien los recibe en su “Bandeja de Entrada”. De forma análoga se procesan los demás formularios electrónicos relacionados a HSHE, como son los informes de incidentes y las solicitudes de acción correctiva.

La distribución de los documentos para el procesamiento por los diferentes participantes involucrados se hace de forma electrónica, eliminando los tiempos muertos y requiriendo mucho menos esfuerzo de parte del personal de la empresa. En este contexto, se integran en un único proceso varios roles de la organización, desde operarios hasta cargos gerenciales, quienes colaboran para alcanzar objetivos comunes.

La solución además provee indicadores estadísticos que permiten analizar y mejorar continuamente estos procesos, alineado a la política de Darnel Group. Estos indicadores no solo permiten detectar cuellos de botella y oportunidades de mejora, sino que también permiten prever situaciones y actuar proactivamente, lo cual es un pilar fundamental de la política de HSHE.

Beneficios

• Mayor eficiencia al analizar y procesar los documentos relacionados a HSHE, facilitado por el procesamiento electrónico de los mismos y la distribución automática del trabajo a los roles, integrando toda la cadena de valor.
• Menor dependencia hacia el papel. Menor deterioro y riesgo en su almacenamiento. Capacidad para recuperar los contenidos rápidamente, sin tener que recuperar manualmente los papeles.
• Amigable con el medio ambiente, reducción de costos (papel, impresoras e insumos) y de tiempos de procesamiento de operarios. Mejora en las condiciones de los analistas, que no deben manejar tanto papel.
• Rápido retorno de la inversión: resultados concretos y tangibles rápidamente.
• Mediante la herramienta de inteligencia de negocios incorporada, fue posible analizar los procesos, obteniendo indicadores de gestión útiles para la toma de decisiones en orden de incorporar las mejoras necesarias.

La Corporación Nacional para el Desarrollo (CND) sostuvo un crecimiento y mejora en los servicios prestados durante varios años. Sin embargo, el soporte en papel para los documentos y procesos internos no permitía acompasar el desarrollo de la empresa y el incremento buscado.

Junto a un equipo multidisciplinario de CND, se modelaron los principales procesos documentales. El paso siguiente fue la automatización que derivó en múltiples beneficios.

En el equipo de trabajo surgieron líderes internos de la organización que gestionaron el cambio en la forma de trabajo, en procura de una mayor eficiencia. Toda la organización se alineó rápidamente a una forma de trabajo basada en documentos y procesos electrónicos.

Beneficios

• Rápido retorno de la inversión (resultados tangibles en menos de 4 meses).
• Gestión centralizada de los documentos electrónicos: disponibles a toda la organización.
• Mayor eficiencia en procesos internos. Colaboración y sinergia entre personas.
• Se generaron líderes internos que se involucraron y se convirtieron en referentes del proyecto.
• Reducción de la dependencia hacia el papel y sus costos relacionados.

En menos de 4 meses, CND pasó de utilizar papel como soporte para sus procesos internos a una gestión basada en documentos electrónicos, casi en un 100%.

La gran cantidad de documentos con soporte en papel, con los que contaba la CND, impedía seguir mejorando los servicios y la eficiencia de la organización. Se requería mucho tiempo para realizar búsquedas de documentos y solucionar imprevistos. Esto significó costos ocultos para la organización, imposibilidad de programar el trabajo de la forma más eficiente y un mayor esfuerzo del equipo para alcanzar los objetivos individuales y organizacionales.

Esta situación no ayudaba a que la organización continuará con su crecimiento y desarrollo. Por eso, se buscaron herramientas tecnológicas que ayudarán a aumentar aún más la eficiencia para cumplir con los objetivos de la empresa.

En un período de 4 meses se relevaron, automatizaron y modelaron todo tipo de documentos: actas de directorio, notas entrantes y salientes, contratos, expedientes judiciales, entre otros.

Todo esto fue posible gracias a los líderes internos que emergieron a lo largo del proyecto y que gestionaron el cambio en la forma de trabajo en procura de una mayor eficiencia. Fueron actores vitales para lograr que todos los sectores de la empresa involucrados en este proyecto se alinearan a la metodología de trabajo basada en documentos y procesos totalmente electrónicos.

Principales beneficios

• INTEGRADOC es un producto ya construido y probado por diversas organizaciones públicas y privadas, por lo que produjo un rápido retorno de la inversión. Fue posible obtener resultados cuantificables con una inversión acotada y en un breve periodo de tiempo.
• Mediante el gestor documental integrado, se centralizaron los documentos, con un acceso seguro y uniforme. Una plataforma disponible desde cualquier punto del país.
• Se eliminó casi totalmente el soporte en papel, reduciendo los costos asociados (papel, impresoras, insumos, almacenamiento, tiempos de búsqueda y recuperación) y riesgos (extravío, incendio, deterioro).
• Mediante la herramienta de inteligencia de negocios incorporada, fue posible analizar datos objetivos, obteniendo indicadores de gestión útiles para la toma de decisiones e incorporando las mejoras necesarias para una mayor eficiencia en los procesos internos de la organización.
• La metodología de trabajo en equipo, junto con el surgimiento de líderes internos, constituyeron un espacio unificado que proporcionó la máxima eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos del proyecto.

Por su apuesta a la innovación, su impacto y su capacidad de implementación, el proyecto de e-notificaciones de Agesic, basado en tecnología INTEGRADOC, recibió el máximo premio en los WfMC Global BPM Awards 2014, que reconoce implementaciones que alcancen la excelencia, y es el de mayor reconocimiento a nivel mundial en el marco de la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios (BPM por sus siglas en inglés).

A través de la implementación de las notificaciones y comunicaciones electrónicas (eNotificaciones de INTEGRADOC), la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC) se propuso dar un paso más en la modernización de la gestión pública

Contribuyendo al objetivo estratégico de extender la disponibilidad y uso de trámites y servicios, AGESIC apostó a INTEGRADOC para desarrollar una solución de Notificaciones y Comunicaciones Electrónicas. De esta forma, todas las entidades de la Administración Pública pueden notificar, comunicar e intercambiar información electrónicamente con toda persona física, empresa, así como con otros organismos públicos.

Esta plataforma es un nuevo hito de la Agenda Digital del Uruguay (2011-2015), establecida por AGESIC para promover “el acceso electrónico a la Administración Pública como derecho ciudadano” y la concreción de “un Estado integrado”. En entrevista con Emiliano Cotelo en el programa En Perspectiva, el Ingeniero José Clastornik, Director Ejecutivo de AGESIC, señaló que Uruguay está “muy bien posicionado” a nivel de gobierno electrónico gracias a la “continuidad” y cumplimiento de las metas de la Agenda Digital.

La Universidad Católica del Uruguay implementa trámites y procesos internos 100% electrónicos desde 2012.

Este ambicioso proyecto comenzó con los procesos de llamado y designación docente. Los examinadores de las distintas unidades académicas de la universidad encuentran, a un click de distancia, toda la información necesaria para decidir y evaluar, de forma electrónica, los expedientes de las nuevas postulaciones para el plantel docente.

A través de sus diferentes indicadores, el sistema se convirtió en una herramienta muy valiosa para medir la eficiencia de los procesos. Por ejemplo, en el caso concreto de los docentes, se emiten automáticamente indicadores sobre cantidad de ingresos de docentes iniciados, en proceso, así como el tiempo que estuvo el trámite en cada una de las etapas.

La universidad fue sumando nuevos mojones, como la gestión de trámites de Bedelía. Permite a los estudiantes autogestionar online sus solicitudes y consultas respecto a materias, reválidas y previaturas .

También apostó a la gestión de compras, planificación y ejecución de actividades especiales, autogestión para los docentes de alta dedicación.

De esta forma, la Universidad Católica promueve la eficiencia y la mejora continua de su gestión. Genera ahorros importantes en tiempo y dinero. Mejora la relación y simplifica los procesos entre áreas administrativas y académicas, estudiantes y docentes. Mejora la calidad del trabajo de su equipo. Al mismo tiempo, genera grandes ahorros y disminuye su huella ambiental.

El proyecto implica una relación continua y se trabaja constantemente para seguir mejorando la gestión de la universidad.