Ahorros en papel y traslados. Canales de comunicación más cercanos con docentes y alumnos. Trabajo colaborativo y remoto
Manejar adecuadamente los flujos de documentos es una herramienta vital para asegurar la calidad de los procesos y la eficiencia de los centros educativos
Focalice los esfuerzos en la creación y la gestión del conocimiento, apalancándose en la automatización de las tareas administrativas
Educación
Un común denominador del sector educativo es el flujo de documentos: con alumnos, docentes, bedelías y unidades académicas, áreas administrativas, proveedores. Universidades medianas y grandes así como otros centros de aprendizaje manejan diariamente enormes volúmenes de información en papel, correos electrónicos, hojas de cálculo, plantillas y múltiples procesos paralelos.
Educación
Un común denominador del sector educativo es el flujo de documentos: con alumnos, docentes, bedelías y unidades académicas, áreas administrativas, proveedores. Universidades medianas y grandes así como otros centros de aprendizaje manejan diariamente enormes volúmenes de información en papel, correos electrónicos, hojas de cálculo, plantillas y múltiples procesos paralelos.
Nuestra solución, especialmente adaptada a la gestión en la Educación, está diseñada para fortalecer la mejora continua de un sector vital para toda la sociedad. Promueve la automatización de tareas administrativas de todo tipo y permite focalizar esfuerzos en la creación y gestión del conocimiento.
¿Sus principales beneficios? La disminución significativa de los tiempos implicados en cada trámite: cada persona recibe el trabajo que debe realizar. Se generan enormes ahorros en papel y traslados. A su vez, se fortalecen los canales de comunicación con alumnos y docentes, lo que permite generar una relación más cercana. A todos estos beneficios se suma la posibilidad de monitorear y evaluar los procesos diarios con reportes pre configurados y listos para usar desde el primer día.
Estos son algunos de los procesos instrumentados en clientes de este sector:
• Legajos de Alumnos: currículum, documentos personales.
• Solicitudes de Reválidas: documentación y resolución adoptada.
• Postulación de Docentes: recepción de curriculums y evaluación.
• Designación de Docentes: proceso con múltiples niveles de aprobación.
• Coordinación de Actividades: planificación, presupuestación y aprobación de actividades especiales (Jornadas Académicas, Viajes, Ponencias).
• Acciones correctivas y preventivas en políticas de calidad.
• Compras: solicitudes y autorizaciones de múltiples niveles.
• Contratos con proveedores, condiciones, versiones, renovaciones.
• Nuevas carreras: recepción de ideas, evaluación y desarrollo.
• Solicitudes de Títulos: revisión de requisitos y seguimiento hasta la entrega al alumno.
• Reporte Anual de Profesores de Alta Dedicación (PADs): Proceso mediante el cual los PADs de la universidad envían sus informes de producción académica, publicaciones, logros.
Algunas características de los trámites electrónicos
Validez
Utilizamos protocolos de autorización y firma electrónica. Para pasar del papel al soporte digital con todas las garantías de calidad y validez que el gobierno electrónico se merece. Los documentos adquieren el mismo valor legal y documental que en el soporte papel.
Descentralización
Habilitamos la interacción de usuarios y documentos ubicados en cualquier punto del territorio. Se evitan, así, los traslados de personas y papeles
Seguridad
Garantizamos la integridad del documento. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. Contamos con mecanismos de seguridad específicos para estos fines.
Multiplataforma
Los usuarios pueden incorporar al trámite múltiples archivos. Procesadores de texto, planillas de cálculo, correos electrónicos, PDFs, imágenes, entre otros. El trámite funciona como un contenedor único de todos los documentos que sean relevantes.
Repositorio
Los documentos se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado, con todos los respaldos de contingencia necesarios. Con las mayores seguridades en la preservación de documentos y sin necesidad de mantener grandes archivos físicos.
Alertas
La herramienta gestiona y automatiza vencimientos, plazos cumplidos, demoras y emite alertas a cada usuario.
Universidad Católica
La Universidad Católica promueve la eficiencia y la mejora continua de su gestión. Implementa trámites y procesos internos 100% electrónicos desde 2012, que le permiten generar ahorros importantes en tiempo y dinero.
Además, mejora la relación y simplifica los procesos entre áreas administrativas y académicas, estudiantes y docentes.
